Wer barrierefreie PDFs umsetzt, merkt schnell, dass viele Fehler nicht erst beim Export entstehen. Sie beginnen oft schon in der Struktur des Dokuments, in der Reihenfolge der Inhalte oder in Details, die auf den ersten Blick unwichtig wirken. Genau diese Punkte entscheiden aber später darüber, ob ein PDF barrierefrei ist und für Menschen mit Screenreader tatsächlich gut nutzbar wird.
Das Wichtigste in Kürze:
Ein häufiger Fehler in der PDF/UA-Umsetzung beginnt schon dort, wo Absatz- und Zeichenformate angelegt werden. In den Bedienfeldern „Absatzformate“ und „Zeichenformate“ gibt es jeweils den Reiter „Tagsexport“. Dort lässt sich festlegen, mit welchem semantischen Tag ein Inhalt exportiert wird. Wer mit HTML arbeitet, kennt diese Logik bereits, etwa von H1 oder P.
Genau diese Einstellungen sollten nicht einfach automatisch gesetzt bleiben. Werden Tags nicht bewusst und passend definiert, kann ein Inhalt im Export mit einer falschen semantischen Rolle ausgegeben werden. Eine Überschrift wird dann unter Umständen nicht als Überschrift, sondern nur als normaler Absatz erfasst. Das wirkt sich nicht nur auf das einzelne Element aus, sondern auf die Struktur des gesamten Dokuments. Überschriftenebenen, Absätze und andere Inhalte werden dann technisch nicht mehr korrekt eingeordnet.
Wichtig ist dabei vor allem, dass Absatzformate im Reiter „Tagsexport“ zwei getrennte Bereiche haben: oben für „EPUB und HTML“ und unten für „PDF“. Gerade das wird leicht übersehen. Wer nur die obere Einstellung prüft oder anpasst, hat die PDF-Ausgabe damit noch nicht korrekt definiert. Für barrierefreie PDFs ist deshalb entscheidend, dass auch im Bereich „PDF“ der passende Tag hinterlegt ist.
Tipp: Für eine bessere Übersicht kann es außerdem helfen, die Tag-Information schon in der Benennung der Absatz- und Zeichenformate einzutragen. Wenn die Hauptüberschrift des Dokuments als H1 exportiert werden soll, könnte ein Format zum Beispiel „Headline_H1_Helvetica_48pt“ heißen. So lassen sich die wichtigsten Eigenschaften eines Formats direkt ablesen. Gerade bei umfangreichen Dokumenten erleichtert das die Prüfung am Ende deutlich.
Wird die Lesereihenfolge in InDesign nicht manuell angelegt, legt das Programm sie automatisch fest. Genau das führt in der Praxis häufig zu Problemen. Ein Screenreader liest Inhalte dann nicht in der angedachten Reihenfolge vor, sondern springt zwischen Text, Überschriften, Bildern oder anderen Elementen hin und her. Für Nutzer:innen wirkt ein Dokument dadurch schnell unlogisch oder schwer nachvollziehbar.
Damit das nicht passiert, sollten Inhalte im Bedienfeld „Artikel“ sauber angelegt werden. Dort lassen sich Objekte per Drag-and-drop in eine feste Struktur überführen. Zieht man ein erstes Objekt in das Feld, wird daraus automatisch ein erster Artikel erstellt. Weitere Elemente können dann entweder als eigene Artikel angelegt oder einem bestehenden Artikel zugeordnet werden. Das Bedienfeld unterscheidet also zwischen dem Artikel als inhaltlicher Gruppe und den darin enthaltenen einzelnen Elementen.
Best Practice ist, zusammengehörende Layout-Elemente auch in einem Artikel anzulegen. Eine Sektion aus Headline, Fließtext und Bild sollte also nicht aus mehreren losen Einträgen bestehen, sondern als gemeinsame inhaltliche Einheit aufgebaut werden. So wird für Acrobat und für Screenreader klarer erkennbar, dass sich diese Inhalte auf denselben Abschnitt beziehen.
Wichtig ist außerdem, im Menü des Artikel-Bedienfelds die Option „Für Tagging-Reihenfolge in PDF mit Tags verwenden“ zu aktivieren. Ist diese Einstellung nicht gesetzt, wird die angelegte Artikelstruktur nicht als Grundlage für die spätere Tagging-Reihenfolge im PDF verwendet. Die Struktur im Layout ist dann zwar vorhanden, wirkt sich aber nicht korrekt auf die tatsächliche Ausgabereihenfolge aus.
Diese Struktur bildet außerdem eine wichtige Grundlage für die spätere Navigation im PDF. In Acrobat können daraus Lesezeichen entstehen, über die sich Inhaltsbereiche oder Kapitel direkt ansteuern lassen. Gerade bei umfangreicheren Publikationen verbessert das die Orientierung und die Nutzung deutlich.
Spracheinstellungen werden in InDesign oft nur an einer Stelle gesetzt. Für eine saubere barrierefreie Umsetzung reicht das aber nicht aus. Entscheidend ist, dass die Sprache an drei relevanten Stellen korrekt hinterlegt wird: in den Absatzformaten, in den Zeichenformaten und zusätzlich beim PDF-Export.
Die Sprache in den Absatz- und Zeichenformaten wirkt auf den Text selbst. Sie ist unter anderem relevant für Silbentrennung, Rechtschreibung und bei barrierefreien Ausgaben auch dafür, ob Textpassagen sprachlich korrekt ausgezeichnet sind. Das ist besonders wichtig, wenn innerhalb eines Dokuments mehrere Sprachen vorkommen. In den Bedienfeldern „Absatzformate“ und „Zeichenformate“ lässt sich die Sprache jeweils im Reiter „Erweiterte Zeichenformate“ festlegen.
Davon zu unterscheiden ist die Spracheinstellung beim PDF-Export. Sie setzt die primäre Sprache des PDFs. Im Fenster „Adobe PDF exportieren“ findet sich diese Einstellung im Reiter „Erweitert“ im Abschnitt „Barrierefreiheitsoptionen“. Dort weist InDesign selbst darauf hin, dass Hilfstechnologien und konventionelle Benutzer-Agenten Text präziser rendern können, wenn die Sprache des Dokuments erkannt wurde. Bildschirmlesehilfen können dann die korrekten Ausspracheregeln laden, wodurch Inhalte besser verständlich werden.
Gerade dieser letzte Schritt wird in der Praxis häufig vergessen. Das PDF kann eine technische Prüfung dann unter Umständen trotzdem bestehen. Für Menschen, die sich Inhalte mit einem Screenreader vorlesen lassen, kann die Ausgabe dadurch aber schwerer verständlich werden. Für ein barrierefreies PDF reicht es deshalb nicht, nur die Sprache beim Export zu setzen. Auch Absatz- und Zeichenformate müssen sprachlich sauber angelegt sein, besonders dann, wenn einzelne Passagen von der Hauptsprache abweichen.
Tabellen müssen in barrierefreien PDFs technisch sauber aufgebaut sein. Genau das wird in der Praxis aber oft unterschätzt. Häufige Fehler sind leere Zellen, künstlich eingefügte Leerzeilen oder eine insgesamt unsaubere Tabellenstruktur. Das kann dazu führen, dass Kopfzeilen, Spalten, Zeilen und einzelne Zellen nicht mehr korrekt erkannt und zugeordnet werden.
Gerade leere Zellen sind problematisch. Ein Screenreader liest Tabellen von links nach rechts, beginnend oben links. Fehlt an einer Stelle ein sinnvoller Inhalt, kann das zu Missinterpretationen führen. Im ungünstigen Fall wird eine leere Zelle sogar als Ende der Tabelle interpretiert. Damit geht Kontext verloren, der für das Verständnis der nachfolgenden Inhalte wichtig wäre.
Besonders relevant ist das bei Spalten- und Zeilenköpfen. Sie sorgen dafür, dass assistive Technologien Zellen richtig einordnen können und verständlich bleibt, welcher Wert wofür steht. Fehlen diese Bezüge oder ist die Struktur der Tabelle beschädigt, entstehen nicht nur Fehler in der Dokumentstruktur. Auch die Lesereihenfolge und die Verständlichkeit der Inhalte leiden darunter.
Ein typischer Praxisfehler ist der Versuch, zwischen Kopfzeile und Tabelleninhalt eine visuelle Lücke über eine zusätzliche leere Zeile zu erzeugen. Das mag auf den ersten Blick schnell gehen, ist aber einer der sichersten Wege, die Tabellenstruktur zu beschädigen. Solche Abstände sollten nicht über leere Inhalte gelöst werden, sondern über die dafür vorgesehenen Formatierungen, also über Tabellenformate und Zellenformate.
Seitenübergreifende Bilder können in der Print-Fassung gestalterisch sinnvoll sein. Für die digitale Ausgabe werden solche Doppelseiten aber oft anders aufgebaut, etwa um den Lesefluss zu verbessern und Inhalte größer darzustellen. Dadurch muss ein Motiv in der Umsetzung an mehreren Stellen eingesetzt werden, obwohl es inhaltlich nur einmal gemeint ist.
Genau hier entsteht in der Praxis ein häufiger Fehler. Wird bei beiden Bildinstanzen derselbe Alternativtext hinterlegt, führt das zwar nicht direkt zu einem technischen Fehler. Für Menschen, die sich Inhalte mit einem Screenreader vorlesen lassen, verschlechtert sich die Nutzung aber deutlich. Das Bild wird doppelt ausgegeben, obwohl es keinen zusätzlichen Inhalt liefert.
Ein technischer Fehler entsteht dann, wenn die zweite Instanz weder einen Alternativtext erhält noch als dekoratives Element ausgezeichnet wird. In diesem Fall wird das Objekt in der späteren Struktur und Lesereihenfolge mitgeführt, obwohl es dort nicht berücksichtigt werden sollte.
Wenn ein Bild in der digitalen Fassung nur deshalb ein zweites Mal vorkommt, weil eine Print-Doppelseite aufgeteilt wurde, sollte die zweite Instanz deshalb als dekoratives Bild ausgezeichnet werden. In InDesign lässt sich das über die „Objektexportoptionen“ im Reiter „Alternativer Text“ einstellen. Im Abschnitt „Quelle für alternativen Text“ muss dafür die Option „Dekoratives Bild (kein alternativer Text)“ ausgewählt werden. Dann wird das Objekt in der späteren Struktur und Lesereihenfolge nicht erfasst.
Manche dieser Fehler können auf den ersten Blick unwichtig erscheinen, einige davon würden in einer ersten Prüfung in Acrobat auch nicht auffallen. Spätestens bei einer Kontrolle mit PAC oder veraPDF erscheint dann eine Fehlermeldung. Entscheidend ist aber nicht nur das Prüfergebnis. Wenn Dokumente technisch nicht sauber umgesetzt werden, entstehen daraus im Alltag zusätzliche Hürden für Menschen, die auf Screenreader angewiesen sind.
Gerade deshalb sollte Barrierefreiheit nicht nur als gesetzliche Pflicht gesehen werden, sondern als Teil der konzeptionellen und gestalterischen Umsetzung. Auch aus wirtschaftlicher Perspektive ist das sinnvoll. Wenn Dokumente von Beginn an klar strukturiert, logisch aufgebaut und korrekt ausgezeichnet werden, lässt sich die barrierefreie Umsetzung später deutlich effizienter realisieren.
Viele typische Fehler in barrierefreien PDFs entstehen bereits in der Struktur, Reihenfolge und Auszeichnung eines Dokuments. Wir unterstützen Agenturen und Organisationen bei der barrierefreien Umsetzung digitaler Publikationen, von Flyern bis zu umfangreichen Broschüren.
Die Umsetzung orientiert sich an den PDF/UA-Standards und geltenden WCAG-Richtlinien für digitale Dokumente. Wenn Sie Unterstützung bei der barrierefreien Umsetzung Ihrer PDF-Dokumente benötigen, können Sie sich gerne direkt an uns wenden.
